Я созданию НЕактивные документы расхода, вбиваю туда все, что нужно - ибо могут быть не только продукты, но и блюда; после этого рассчитываю и результат расчета копирую в расходную накладную.
В частном случае, если точно только продукты, проще и быстрее сделать сразу расходную накладную.
А Ваш главбух сразу дала Вам неверные указания.