SH
15.05.2009, 15:12
Итак, собираюсь сейчас подробно (и просто) рассмотреть один вопрос, который всегда возникает у бухгалтеров после обрезания базы: почему остатки в старой базе не совпадают с остатками в новой?
Собственно, технический специалист попадает в глупую ситуацию - он все делает верно, но объяснить что произошло, не может. А бухгалтер клиента подозревает его в некомпетентности. Поэтому будем учиться!
Вопрос собственно делится на два, т.к. может быть несовпадение по количеству, а может быть - по сумме.
С количеством просто - это всегда происходит оттого, что на момент обрезания по этому товару был отрицательный остаток. Отрицательный остаток скопировать в приходную накладную и перенести нельзя - поэтому он обнуляется еще перед резкой базы. Можно (и UCS, по-крайней мере несколько лет, назад так делало) требовать от клиента отсутствия отрицательных остатков на момент обрезания - пусть вначале сделают как хотят, а потом отдают базу на обработку.
Добавлю, что вопрос с количеством возникает редко, т.к. по этому товару потом не должно быть движения в старой базе (т.к. нельзя сделать поступление на отрицательный остаток).
ОК, второй вопрос сложнее. Остатки перенесены правильно, все совпадает, но на сегодняшний день, когда базу резали, уже есть расхождения по сумме - откуда они взялись? Лучше рассмотрим на примере.
Допустим, обрезаем базу на 1 января 2009г. И допустим, есть у нас товар - "Сигареты".
В 2008г. Было поступление этого товара 10 штук на 100р. и потом еще 10 штук на 500р. Для простоты допустим, что в 2008г. расхода не было. Остаток на 2009г. составляет 10*100+10*500=6000р.
В 2009г. была продана одна пачка. Т.к. Shouse списывает по FIFO, списалась пачка стоимостью 100руб. Остаток на сегодняшний день составляет 9*100+10*500=5900р.
Что происходит при резке базы? Мы берем остатки на день обрезания и копируем их в приходную накладную. Потом до этой приходной накладной все удаляем. Что получилось в приходной накладной с "Сигаретами"? 20 штук на сумму 6000р. Как несложно подсчитать, цена пачки теперь стала 300р.! Возможности сохранить цены по поступлениям в Shouse нет. Поэтому, когда у нас прошло списание в 2009г. автоматически перерассчитались цены, и стоимость списанной пачки теперь 300р., а остатки 19*300=5700р.
Точно по такой же схеме суммовой остаток может вырасти - если мы вначале покупали более дорогой товар, а потом более дешевый.
Как быть? Никак. По другому сделать - нельзя. Понятно, что можно вручную перебить все остатки так, "как надо" - если бухгалтеру хочется, может этим заняться.
Правило должно быть таким, что нельзя оставлять в обрезанной базе закрытый отчетный период. Т.е. в нашем случае, если мы уже отчитались за первый квартал, то резать базу следует не по 01.01.09, а по 01.04.09. Тогда переходящие остатки между отчетными периодами буду сходиться.
Многие из-за таких расхождений бояться резать базу, если в ней ведется "белый" учет. Как видно, бояться нечего - надо только правильно выбрать дату, на которую будет производиться обрезание.
Т.к. механизм списания у всех версий SHouse одинаковый, эта информация актуальна и для второй и для третьей, и для четвертой версии. И так будет до тех пор, пока Shouse не научится хранить остатки независимо по приходам - но наступит ли когда-нибудь такая счастливая пора, я не знаю :)
Собственно, технический специалист попадает в глупую ситуацию - он все делает верно, но объяснить что произошло, не может. А бухгалтер клиента подозревает его в некомпетентности. Поэтому будем учиться!
Вопрос собственно делится на два, т.к. может быть несовпадение по количеству, а может быть - по сумме.
С количеством просто - это всегда происходит оттого, что на момент обрезания по этому товару был отрицательный остаток. Отрицательный остаток скопировать в приходную накладную и перенести нельзя - поэтому он обнуляется еще перед резкой базы. Можно (и UCS, по-крайней мере несколько лет, назад так делало) требовать от клиента отсутствия отрицательных остатков на момент обрезания - пусть вначале сделают как хотят, а потом отдают базу на обработку.
Добавлю, что вопрос с количеством возникает редко, т.к. по этому товару потом не должно быть движения в старой базе (т.к. нельзя сделать поступление на отрицательный остаток).
ОК, второй вопрос сложнее. Остатки перенесены правильно, все совпадает, но на сегодняшний день, когда базу резали, уже есть расхождения по сумме - откуда они взялись? Лучше рассмотрим на примере.
Допустим, обрезаем базу на 1 января 2009г. И допустим, есть у нас товар - "Сигареты".
В 2008г. Было поступление этого товара 10 штук на 100р. и потом еще 10 штук на 500р. Для простоты допустим, что в 2008г. расхода не было. Остаток на 2009г. составляет 10*100+10*500=6000р.
В 2009г. была продана одна пачка. Т.к. Shouse списывает по FIFO, списалась пачка стоимостью 100руб. Остаток на сегодняшний день составляет 9*100+10*500=5900р.
Что происходит при резке базы? Мы берем остатки на день обрезания и копируем их в приходную накладную. Потом до этой приходной накладной все удаляем. Что получилось в приходной накладной с "Сигаретами"? 20 штук на сумму 6000р. Как несложно подсчитать, цена пачки теперь стала 300р.! Возможности сохранить цены по поступлениям в Shouse нет. Поэтому, когда у нас прошло списание в 2009г. автоматически перерассчитались цены, и стоимость списанной пачки теперь 300р., а остатки 19*300=5700р.
Точно по такой же схеме суммовой остаток может вырасти - если мы вначале покупали более дорогой товар, а потом более дешевый.
Как быть? Никак. По другому сделать - нельзя. Понятно, что можно вручную перебить все остатки так, "как надо" - если бухгалтеру хочется, может этим заняться.
Правило должно быть таким, что нельзя оставлять в обрезанной базе закрытый отчетный период. Т.е. в нашем случае, если мы уже отчитались за первый квартал, то резать базу следует не по 01.01.09, а по 01.04.09. Тогда переходящие остатки между отчетными периодами буду сходиться.
Многие из-за таких расхождений бояться резать базу, если в ней ведется "белый" учет. Как видно, бояться нечего - надо только правильно выбрать дату, на которую будет производиться обрезание.
Т.к. механизм списания у всех версий SHouse одинаковый, эта информация актуальна и для второй и для третьей, и для четвертой версии. И так будет до тех пор, пока Shouse не научится хранить остатки независимо по приходам - но наступит ли когда-нибудь такая счастливая пора, я не знаю :)